POS系统基本原理是先将商品资料创建于计算机文件内，透过计算机收银机联机架构，商品上之条码能透过收银设备上光学读取设备直接读入后（或由键盘直接输入代号）马上可以显示商品信息（单价，部门，折扣...）加速收银速度与正确性。每笔商品销售明细资料（售价，部门，时段，客层）自动记录下来，再由联机架构传回计算机。经由计算机计算处理即能生成各种销售统计分析信息当为经营管理依据。
按用户分类
1.对公POS机：对公取钱是在银行排队填资料取钱，费率高，与对公账户对应，办理手续复杂。
2.对私POS机：对私取钱可在自动取款机上取钱，费率低，与个人账户对应，办理手续简单。
根据国家税务总局、财政部、信息产业部、国家质量监督检查检疫总局联合下发的《关于推广税控收款机加强税源监控的通知》（国税发[2004]号）规定，凡是使用POS系统、MIS系统或者ERP系统进行企业管理、财务管理的大型零售商场、超市、大卖场以及大型连锁快餐业、鉴于其核算相对健全，并且系统建设投资不菲，不宜全部更换成税控收款机，况且税控收款机也无法替代进行企业管理、财务管理，因此，待相关国家标准出台后再实施税控改造。
销售操作
①使用扫描器，扫描读入该商品的条形码信息。
这时收款机屏幕上可看到所要销售商品的名称、数量、价格，同时顾客显示屏也向顾客显示其商品价格。
②其他商品可重复以上操作，当同种商品只有一个时，可以直接进行扫描。
③在收款过程中，可以随时按下小计键显示商品小计的金额。
④当终销售确认后，可以按下合计键进行收款结算。
付款方式
付款方式分为现金、支票和信用卡等多种支付方式，供顾客选择。
①现金支付
顾客的交款额与购物款相等可以直接按下输入键，否则在输入实收金额后按下输入键。这时系统会自动打印账单，开启现金抽屉，并显示应找给顾客的钱数，收款员进行收款、找钱、关闭现金抽屉后，屏幕又自动回到销售状态，此次销售过程结束。
②支票支付
在使用支票进行支付时，系统会询问支票号，将支票号输入后，系统还要求备份，将支票背面向上放入打印机中的平推打印位置，按下输入键，系统自动打印备书并打印账单；打开现金抽屉，收款员将支票放入现金抽屉。在关闭现金抽屉后，屏幕回到销售状态，此销售过程结束。
③信用卡
在使用信用卡进行支付结算时，如果商场与银行没有实现实时划账，需要在银行允许付款额之内或在授权后系统会继续询问信用卡的种类，选择后按下输人键，系统继续询问卡号，将信用卡在收款机磁卡阅读器上将卡号刷入，屏幕回到销售状态，此销售过程结束，然后办理压卡、签字等手续。
收款员在每日换班、下班前，要进行结账处理。将现金抽屉中的现金、支票金额、以及信用卡金额输入到收款机，收款机就会记录下该收款员这个阶段的工作情况，并打印出收款员的销售对账单，反映出收入的盈亏情况，凭此依据进行交班、接班、交款和结款处理。
过去零售业常规收银机只能处理简单收银，发票，结帐等简单销售作业，得到之管理情报极为有限，仅止于销售总金额，部门销售基本统计资料。
对于一般零售卖场少则上千多则上万种商品之基本经营情报，如营业毛利分析，单品销售资料，畅滞销商品，商品库存，回转率却无法获得。导入POS系统主要是解决上述零售业管理盲点。
POS系统除能提供销售情报外，透过销售记录能掌握卖场上所有单品库存量供采购部门参考或与EOS系统连结。